Теперь рассмотрим вопрос, который часто избегают при внедрении продуктов BI в корпоративной практике — а именно, сам процесс принятия решений в связи с BI-платформами.
Основная ошибка многих внедренцев — это упоение самодостаточностью BI.
ПО — это лишь инструмент, и он помогает управлению, а не заменяет. Рассмотрение процесса внедрения всегда начинается с ключевой проблемы и решение этой проблемы — не только создание отчетности о важных пунктах процесса, которым управляют. Необходимо рассматривать решение проблемы как живой процесс контроля за той или иной деятельностью компании и выстраивать архитектуру решения, которая предлагает участникам процесса инструменты для самостоятельного контроля процесса, его совершенствования. В качестве примера можно рассмотреть процесс продаж.
Обычно контроль над процессом продаж заказывают руководители коммерческих служб. Базовая архитектура внедрения подразумевает простую консолидацию данных, изготовление отчетности и, собственно, по итогам отчетности — передача приказов нижестоящим руководителям.
На практике мы видим, что данные, хоть в целом и достоверные, своевременные и полные с точки зрения охвата, но часто содержат много ошибок, неверно закодированных атрибутов (а то и вовсе без них) и ключевых связей (например связь продажи с менеджером), что на более низких уровнях делает отчетность, присланную вышестоящим звеном — бесполезным для регулярного использования. В итоге — нижестоящие руководители составляют самостоятельною отчетность и сравнивают ее с той, по которой оценивают его работу. Почему так происходит?
Ответ прост — система управления вверху и внизу не связана и не отражена в транзакционных платформах компании. Для исполнителей, заполняющих данные, неочевидно, для чего нужна их чистота, отсюда огрехи и, как следствие, низкое качество показателей, которое не позволяет сделать консолидированное хранилище данных для всех уровней.
Казалось бы, просто — все почистить и ввести в системы?! По факту — не работает, т.к. неочевидно кто определяет — где и что вводить и для какой цели. Максимум возможного в этом случае — разовые заполнения по приказу свыше, и спустя время — снова ошибки, т.к. нет побудительного стимула со стороны участников процесса.
Как решать? Изменить подход. Создание аналитической базы и внедрение платформы нужно проводить с учетом нужд руководителей нижнего и среднего звена — в нашем примере с продажами — это обеспечение регулярной отчетности для своих собственных нужд торговым представителям, руководителям групп продаж, региональным менеджерам и т. д. В таком подходе каждый из руководителей уже заинтересован в качестве и достоверности цифр, т.к. они нужны для регулярной ежедневной работы, любые ошибки в данных, эскалируются сервисным службам и исправляются. Соответственно, для обеспечения такого взаимодействия, нужны координирующие силы со стороны аналитических подразделений — централизованный сбор и передача на доработку транзакционного сегмента, создание контролирующей отчетности о заполнении ключевых признаков, регулярные сверки с сервисными службами.
Именно такой подход и дает достоверную и полную аналитику. В результате — руководители внизу разговаривают на одном и том же языке с вышестоящими руководителями, а объективные данные не оставляют причин для разногласий.
Краткие выводы:- достоверность, полноту и своевременность данных обеспечивают не сверхусилия специально выделенных людей, а реализация процесса анализа на максимально возможных уровнях иерархии организации. Если сотрудники имеют доступ к аналитической среде компании, в ходе работы отправляет запросы на чистки и изменения — то руководство автоматически получает достоверные данные о процессах;
- необходимы координирующие усилия со стороны аналитических служб по организации взаимодействия между бизнесом и ИТ-подразделениями — т.к. именно аналитики понимают для чего такие чистки осуществляются и какие решения на данных принимаются;
- аналитический процесс — это не только изготовление продукта анализа — (форм визуализации), но регулярная работа над процессами компании — иначе их достоверно в цифрах не отобразить.